اگر شما خود كارها را انجام مىدهيد پس مديريت نمىكنيد؛ زيرا مديريت عبارت است از انجام كارها از طريق ديگران و اين عمل چيزى نيست مگر تفويض اختيار، و تفويض اختيار عبارت است از واگذارى اختيارات لازم براى تصميمگيرى و انجام اقدامات مورد نياز در يك حوزه مشخص كارى به ديگران.
بعضى مديران در تفويض اختيار ضعيف هستند. اين دسته از مديران خود را تافته جدابافته دانسته و چنين مىپندارند كه هيچ كس بهتر از آنها نمىتواند «مديريت» كند. واقعيت اين است كه اگر آنها هرگز تمايلى به تفويض اختيار، از خودنشان ندهند هميشه و فقط براى همان شغل باقى خواهند ماند و هرگز نخواهند توانست از فرصتهاى پيشرفت استفاده كنند. ترس از تفويض اختيار كه هميشه توأم با احساس عدم امنيت است مانع از آن خواهد شد كه اين مديران شمارى از وظايفشان را به ديگران واگذار كرده و به آنها اعتماد كنند.
نتيجه اين عدم اعتماد چيزى نيست جز «سوء مديريت» و كاهش روحيه كاركنان. اگر مديرى نسبت به ديگران احساس منفى داشته و اعتمادى به توانايى آنها در انجام كارها نداشته باشد، باعث خواهد شد كه كاركنان تصور كنند چون انتظار مدير از آنها پايين هست پس لزومى به تلاش بيشتر نيست.
در تحقيقى كه توسط دانشگاه شفيلدهالم انجام شد چهار جزء يك رابطه مبتنى بر اعتماد به شرح زير عنوان شد:
توانايى، صداقت، وفادارى، گشودگى (تمايل به پذيرش ايدهها و يا افراد جديد).
در اين تحقيق آنها دريافتند كه مهمترين عامل در روحيه مديريتى عدم اعتماد به ديگران در جزء چهارم، يعنى فقدان گشودگى مديران است.
جيمى كوردى در كتابش هفت مرحله را براى يك تفويض اختيار موفق برشمرده است:
آمادگى: در اين مرحله مدير تصميم مىگيرد كه چه وظايف و مسئوليتهايى را به زيردستانش تفويض كند؛
ايجاد ارتباط بين توانايىهاى شخص و مهارتهاى مورد نياز براى انجام وظيفه: در اين مرحله مىبايست مهارتهاى مورد نياز براى انجام وظيفهاى كه قرار است تفويض گردد به دقت تعيين گردند؛
گفتگو و توافق در زمينه اهداف: در اين مرحله مىبايست تمامى جنبههاى وظيفه به ريز تشريح گرديده و در زمينه اهداف كوتاه مدت و ميان مدت، منابع مورد نياز و زمان دستيابى به اهداف با افرادى كه وظايف به آنها تفويض شده، توافق حاصل گردد. به خاطر بسپاريد كه اهداف تعيين شده مىبايست داراى پنج ويژگى باشند:
مشخص و معين باشد؛ قابل اندازهگيرى باشد؛ قابل دستيابى باشد؛ واقع بينانه باشد؛ زمان دستيابى به آنها دقيقا مشخص شده باشد.
منابع مورد نياز را در اختيارشان قرار دهيد: مىبايست منابع كافى در يك زمان مشخص در اختيار آنها قرار گيرد؛
تفويض اختيار: مىبايست وظايف، همراه قدرت و اختيارات كافى در اختيار شخص يا افراد مورد نظر قرار گيرد؛
نظارت بر جريان پيشرفت: در اين مرحله، مىبايست به طور منظم بر پيشرفت كار شخص يا افرادى كه وظايف به آنها محول شده، بدون دخالت در كارشان، نظارت شود؛
بازنگرى و ارزيابى عملكرد كل: در اين مرحله و به عنوان بهترين روش مىبايست ميزان موفقيت اين افراد بر حسب اهداف اصلى مورد ارزيابى قرار گيرند.