آنچه رهاورد مطالعات و تحصيلات انسان است، مجموعهاى از دانستنىهاست كه براى حفاظت از آنها بايد به يادداشت كردن پرداخت تا هم براى خود انسان، هم براى ديگران و نسلهاى آينده ثمربخش شود كه در ذيل، به برخى از نكات عمومى مربوط به يادداشتبردارى اشاره مىشود.
از آنجا كه يادداشتها گاهى تا ساليان دراز باقى مىماند و به عنوان منبع استفاده ديگران يا پايه تحقيقات و تأليفات نويسنده و محقق مىشود، بايد در نگارش نكات و يادداشتهاى مطالب، اساسى و اصولى كار كرد، يعنى به فكر آيندهاى درازمدت بود، نه صرفا كارى مقطعى و گذرا و دم دستى.
يادداشتهايى كه در دفترها به صورت يك جُنگ و كشكول است، بهرهبردارى را دشوار مىسازد. به علاوه امكان الحاق به آنها نيست. انتخاب برگههاى يادداشت، بهتر از نوشتن در دفتر است. برگهها بهتر است از جنس مرغوب و بادوام و در يك اندازه باشد، تا هم به زودى خراب نشود و هم تنظيم و دستهبندى آنها آسانتر باشد.
برخى نوشتهها به لحاظ نوع رنگ و نوع قلم، به مرور زمان
يا محو مىشود، يا جوهر پس مىدهد و نوشته را خراب
مىكند. خطها گاهى ناخواناست. انتخاب قلم روان و پررنگ و نيز نوشتن با خط زيبا و خوانا، كارى اساسى است. البته حوصله مىخواهد و سليقه.
كاغذ كاهى و نازك، يا خودكارىهايى كه رنگش پس از مدتى به پشت صفحه نفوذ مىكند (مثل سبز
و قرمز) يا استفاده از جوهر و خودنويس، كه با سرايت آب يا خوردن دستتر، خراب مىشود، همچنين استفاده از مداد، كه به مرور از بين مىرود، كار خوبى نيست.
گاهى نوشتهها مورد نياز خود انسان است و ديگرى هم از ياداشتها مىخواهد استفاده كند. اگر در دفتر باشد، امكان بهرهبردارى دو نفر همزمان
نيست، اما از محاسن يادداشت روى برگهها، امكان تفكيك آنهاست. به علاوه حمل و نقل برگههاى مربوط به موضوعات مختلف، آسانتر از دفترهاى متعدد است.
برگههاى يادداشت كه به نام فيش هم معروف است، هم به صورت آماده و چاپ شده در بازار موجود است، هم مىتوان كاغذهاى يك اندازهاى را با خطكشى ساده به صورت برگههاى يادداشت درآورد. اين گونه اوراق، هم در لوازمالتحرير فروشى هاست، هم در چاپخانهها.
مخلوط بودن يادداشتها، چه به صورت برگههاى مختلف يا دفترهايى كه حاوى هر نوع مطلب باشد، خوب نيست. بهتر است هم مطالعات انسان موضوعى باشد، و هم يادداشتها طبق موضوعها از هم تفكيك شده باشد. لازمهاش تيترگذارى براى هر يادداشت است، سپس تنظيم و دستهبندى آنها طبق برنامه دلخواه.
گاهى انسان در زمينه خاصى يا بر محور يكى دو موضوع معين تحقيق و مطالعه مىكند، گاهى مطالعات متنوع و در همه موضوعات است. در هر حال، با سامانبخشى به برگههاى يادداشت و ايجاد نظم الفبايى يا موضوعى، بايد امكان بهرهبردارى از آنها را آسانتر و بهتر و بيشتر ساخت. هر يادداشت، مىتواند يك عنوان عام داشته باشد، و يك موضوع خاص يا اخصّ.
به عنوان نمونه، «عقايد» را مىتوان به پنج عنوان جزئىتر خداشناسى، نبوت، امامت، عدل و معاد تقسيم نمود. معاد نيز خود مباحث ريزترى دارد مثل: برپايى قيامت، اثبات معاد، تجسم اعمال، بهشت و جهنم، صراط، شفاعت، محاسبه اعمال و... اين گونه است كه مىتوان براى هر مطلب، تا سه عنوان جزئى، فرعى و اصلى گذاشت. يادداشتها هم بر اساس اين تقسيم، مىتواند تفكيك و دستهبندى شود. تشخيص موضوع و عنوانگذارى براى هر يادداشت، از اهميت خاصى برخوردار است.
هر مطلبى كه يادداشت مىشود، بايد مأخذ و منبع آن دقيقا ذكر شود. برگههاى چاپى يادداشت، گاهى مشخصاتى را كه در ذكر مأخذ لازم است، داراست. در غير اين صورت، بايد نام كتاب، مؤلف يا مترجم، ناشر، شماره جلد و صفحه، نيز چاپ چندم ذكر شود، و اگر يادداشت از يك مجله يا روزنامه است، علاوه بر نام مجله و روزنامه، نام نويسنده مقاله، عنوان مقاله، تاريخ نشر و شماره آن و صفحه نقل گردد. همچنين اگر مطلب، از يك سخنرانى، سمينار، جلسه، درس، نوار، برنامه راديويى يا تلويزيونى، و... نقل شده است، نام گوينده، تاريخ و محل آن، نام برنامه و امثال اينگونه اطلاعات كه مأخذ نقل را دقيق بيان مىكند قيد شود، تا اگر مراجعه به اصل منبع لازم شد، امكان داشته باشد.
منبع نقل مطلب، هرچه دقيقتر باشد، هم اعتبار بيشترى مىيابد، هم مراجعه مجدد را آسانتر مىسازد و وقت كمترى مىگيرد. در ذكر مأخذ نيز تا مىتوان بايد از «كد» و علائم اختصارى استفاده كرد تا جاى كمترى بگيرد؛ مثلاً به جاى جلد و صفحه، از «ج» و «ص» استفاه شود. همچنين يادداشتها، اگر به صورت ترجمه، تلخيص، نقل به معنى، اقتباس، نقل قول غيرمستقيم، تغيير عبارات و... انجام گرفته و «عين عبارت» نيست، به اين روش و خصوصيت اشاره شود.
گاهى يك مطلب، در منابع متعددى وجود دارد، اگر به يكى از آنها كه معتبرتر و كهنتر است اكتفا شود بهتر است، مگر اين كه به دليل خاصى بخواهيم به منابع متعدد اشاره كنيم، كه
در اين صورت مدرك دقيق مطلب را در هر چند مأخذ ذكر مىكنيم.
تهيه كننده يادداشت و نويسنده آن (فيشنويس) خوب است قيد شود، تا معرف برگههاى يادداشت باشد. در تكميل اين، ذكر تاريخ يادداشتبردارى هم مفيد است.
گاهى بايد سراغ يادداشتهاى قبلى رفت. در اين مراجعه، چه بسا نياز به اصلاح يا تكميل آنها باشد كه عملى مىشود. گاهى اطلاع از يادداشتهاى پيشين، سبب جلوگيرى از دوبارهكارى و يادداشت مجدد و مكرر يك مطلب مىگردد. به علاوه، يادداشت براى بهرهبردارى است. نوشتن و بايگانى كردن، آنها را از خاصيت مىاندازد. گاهى مطالعهكننده، به مطلب خوبى برخورد مىكند يا آن را مىشنود و به فكر يادداشتبردارى مىافتد. غافل از آن كه قبلاً آن را نوشته است. مراجعه مجدد به يادداشتها جلوى اين ضايعات را مىگيرد.
بهرهگيرى از «سيستم ارتباطات» در تحقيق و فيشبردارى مفيد است. ربط دادن موضوعات به يكديگر، ذهن خواننده و نويسنده را غنا مىبخشد. يافتن ارتباطها بين مطالب و موضوعات، هم وسعت اطلاعات مىخواهد، هم ذوق و سرعت انتقال ذهنى.
از اين روش، در برگههاى يادداشت هم مىتوان استفاده كرد. گاهى محتواى يك يادداشت به يك يا چند يادداشت ديگر هم ارتباط مىيابد و آنها در كنار هم كه قرار مىگيرند، برداشت بهتر و بيشتر و دقيقترى مىتوان از موضوعات داشت. اگر فيشها شماره و كد داشته باشند، مىتوان در پايان هر فيش، به شماره فيشهاى ديگر كه با آن مربوط است اشاره كرد، يا همان عنوانهاى يادداشتها را كه به صورت «نمايه» مورد استفاده قرار مىگيرد مىتوان در ارجاع، مورد توجه قرار داد.
به همين خاطر، به جاست كه از يادداشتها و دست نوشتههايى كه وقت و زحمت زيادى صرف تهيه آن شده است، نمونه يا نمونههايى متعددى به صورت استنساخ، زيراكس يا با استفاده از كاربن تهيه شود تا اگر احيانا مفقود شد، يا در حادثهاى از بين رفت، محصول زحمات در جاى ديگر و به صورت نسخه ديگر موجود باشد.