تنظيم: حجت الاسلام والمسلمين نجفى زارع
با پيروزى انقلاب شكوهمند اسلامى ايران، مشتاقان و علاقهمندان به فراگيرى علوم اسلامى و معارف اهل بيت (عليهمالسلام) از كشورهاى مختلف جهان، فزونى يافت و روز به روز بر تعداد آنها جهت تحصيل در شهر علم و اجتهاد افزوده شد، كه مسئوليت امور طلاب غير ايرانى پس از پيروزى انقلاب تا سال ١٣٦٥ بر عهده شوراى سرپرستى طلاب غير ايرانى بود و پس از تغيراتى در ساختار آن، تغيير نام داد و رسما به عنوان مركز جهانى علوم اسلامى به ثبت رسيد. نظام تصميمگيرى در مركز جهانى شورائى است و بالاترين مرجع تصميمگيرى شوراى مركز است كه اعضاى آن عبارتند از: رياست مركز، معاونان، مديران ستادى و مدارس و دبير شورا كه وضايف شورا به شرح ذيل مىباشد:
١. بررسى و تصويب سياستهاى كلان و حاكم بر امور: آموزش و پذيرش، پژوهش، ارتباطات، فرهنگى تربيتى و ادارى مركز؛
٢. بررسى سياستهاى همكارى با مؤسسات آموزش عالى و حوزوى و مراكز پژوهشى داخلى و خارجى؛
٣. بررسى و تصويب طرحها و برنامههاى فرابخشى و آييننامهها و ضوابط و مقررات غير بخشى؛
٤. بررسى بودجه سالانه جهت تصويب در مراجع ذيربط؛
٥. بررسى و تصويب برنامههاى كوتاه مدت و بلند مدت مركز؛
٦. بررسى ساختار و تشكيلات مركز جهت تصويب در هيات امنا؛
٧. بررسى گزارش سالانه عملكرد مالى و تصميمگيرىهاى لازم؛
٨. بررسى گزارش و ارزيابى سالانه تحقق سقف و سهميه پذيرش و اخذ تصميم لازم؛
٩. بررسى گزارس عملكرد كاركنان و نتايج نظر خواهىها از پرسنل، طلاب و مخاطبان مركز؛
١٠. تعيين شعار سال و اولويتهاى برنامهاى سالانه؛
١١. بررسى سالانه امكانات علمى مركز؛
١٢. بررسى پيشنهاد سقف و سهميه پذيرش؛
١٣. بررسى آسيبشناسايى آموزشى، پژوهشى، فرهنگى مركز و ارايه راهحلهاى لازم؛
١٤. تدوين و تصويب آييننامه داخلى شوراى مركز؛
١٥. ساماندهى به مجموعه طرحهاى ارسالى به شوراى مركز و تعيين اولويتهاى طرحها و برنامههاى ارسالى و ارزيابى آنها جهت قرار گرفتن در دستورجلسات شوراى مركز؛
١٦. احراز و انطباق طرحهاى ارايه شده با رهنمودهاى امام راحل و مقام معظم رهبرى، سياستهاى كلان و راهبردها؛
١٧. احراز و انطباق طرحها و برنامههاى ارسالى به شورا با مصوبات قبل از ابلاغ؛
يكى ديگر از وظايف و امورى كه در دبيرخانه پىگيرى مىشود هماهنگى جلسات معاونان و جلسات مشترك معاونان و مديران مدارس تحت پوشش و تحت اشراف مىباشد كه جلسات با اهداف ذيل برگزار مىشود:
● ايجاد هماهنگى ميان طرحهاى ارسالى به شوراى مركز؛
● هماهنگى در امور اجرايى؛
● هماهنگى بين معاونان و مديران مدارس تحت پوشش و رفع موانع بين ستاد و صف؛
● طرح مسايل و مشكلات مدارس تحت اشراف و ايجاد هماهنگى براى حل آنها؛
● تبادل اخبار و اطلاعات و اعلام برنامههاى پيشروى مركز به مدارس؛
● هماهنگى كلى در مسايل كلان مربوط به مدارس تحت اشراف.
اين دبيرخانه عهدهدار جلسات شوراى مركز، از قبيل كارشناسى طرحها، تهيه دستور جلسات، برگزارى جلسات، ثبت صورتجلسات، ابلاغ مصوبات و پيگيرى آنها كه در اين زمينه دستور العمل اجرايى پس از جلسات متعدد و كارشناسىهاى لازم، تهيه گرديد و پس از آن در راستاى وظايف مندرج در آن، دبيرخانه فعاليت خود را پيرامون محورهاى ذيل، آغاز نمود:
طرحها و آييننامههاى ارايه شده به دبيرخانه، قبل از طرح در شورا، مورد كارشناسى قرار گرفته و سپس در دستور كار شورا قرار مىگيرد.
پس از مشخص شدن موضوع جلسه، دستور جلسه با ضمائم مربوط به آن آماده و طى نامه رسمى براى كليه اعضا ارسال مىگردد.
پس تهيه صورتجلسه توسط دبير محترم شورا، صورتجلسه تايپ شده طى نامهاى جهت استحضار اعضا ارسال گرديده و سپس مصوبات آن براى بخشهايى كه موظف به اجرا و پيگيرى مىباشند ابلاغ مىگردد.
يكى از كارهاى روزمره دبيرخانه، تهيه گزارش از نحوه اجراى مصوبات شورا مىباشد كه پس از ابلاغ مصوبات و تعيين مدت زمان، مورد پيگيرى قرار گرفته و كليه مراحل آن در قالب فرم پيگيرى و گزارش مصوبات، هر ماه براى رياست محترم مركز ارسال مىگردد و پس از دستور ايشان و بانهايى شدن اجراى مصوبه، اسناد، سوابق و كد موضوع مربوط آن آرشيو و بايگانى مىشود.
كليه مصوبات شورا از سال ٧٦ تاكنون، جهت اطلاع از سرنوشت و نحوه اجراى آنها در قالب فرمهاى خاص به حسب موضوع با عنوان گزارش تحليلى و ارزيابى مصوبات، مورد پىگيرى قرار گرفته كه با اين كار مشخص مىشود كه چه تعداد از مصوبات مورد توجه و اجرا قرار گرفته و چه تعداد با توجه به تغيير برخى سياستها و برنامههاى جديد، نياز به پيگيرى نداشته و چه تعداد نياز به طرح مجدد در شورا را دارد.
يكى از كارهاى حجيم و سنگين در دبيرخانه، موضوع بايگانى و تهيه آرشيو بوده كه اخيرا دبيرخانه شورا، جمع آورى كليه مستندات مكاتبات صورت جلسات و پىگيرىهايى كه در راستاى مصوبات شورا بوده را پس از پالايش و رفع نواقص بر حسب موضوع جمعآورى نموده و پس از تهيه شناسنامه فهرست عناوين و موضوعات و مكاتبات مرتبط به آن، هر كدام در يك جلد كه در مجموع ١١٥ جلد جداگانه تنظيم شده است و در اين راستا كارهاى زير صورت گرفته:
الف. جمع آورى صورتجلسات و مجموعه مصوبات شوراى مركز
كليه صورتجلسات شوراى مركز از سال ١٣٧٦ تا كنون، جمع آورى و پس از پالايش و تنظيم آن، بر حسب موضوع و زمان جلسه در سه جلد تنظيم شده تا به عنوان مرجع اصلى مصوبات و دستور جلسات، مورد بهرهبردارى قرار گيرد.
يكى ديگر از كارهاى دبيرخانه پس از جمع آورى و تنظيم صورت جلسات (از جلسه ١ تا ٢٦٠) تهيه فهرست اجمالى و تفصيلى از كليه موضوعات طرح شده در شورا و مصوبات آن، با توجه به متن تفصيلى صورتجلسات بوده است.
كليه دستور جلسات و مصوبات به صورت پياپى و موضوعى از متن صورتجلسات استخراج و به حسب موضوع، ١١٥ عنوان موضوع بندى و در حدود ٧٠٠ مصوبه به تصويب شورا رسيده و ابلاغ شده، به صورت پياپى استخراج گرديده است.
اين كار نيز پس از جمع آورى كليه نوارهاى سال گذشته و تهيه ليست و تنظيم آن بر حسب موضوع و زمان برگزارى جلسه در دستور كار دبير خانه بوده كه ٨٠ % آن نهايى شده است.
آخرين كار دبيرخانه اين بوده كه كليه مصوبات شورا در ٢ جلد پياپى و موضوعى تنظيم شده كه پس از چاپ، جهت اعضاء محترم شورا و ساير مديران محترم مركز ارسال خواهد شد.
در خاتمه لازم است از دبير محترم شورا و همكاران محترم دبيرخانه كه در اين مدت بسيار تلاش نمودند كمال تشكر را نمايم در ضمن مطالب مطرح شده، بخشى از فعاليتهاى دبيرخانه بوده كه بنا به درخواست نشريه گزارش تنظيم شده است.