سخن اول

پنجم مهر ماه گذشته، حضرت حجت الاسلام و المسلمين جناب آقاى اعرافى از سوى مقام معظم رهبرى ـ مدظله العالى ـ به عنوان مدير مركز جهانى علوم اسلامى منصوب و رسماً فعاليت خود را آغاز نمودند. ايشان كه از خاندان رفيع علم و فضيلت و برخوردار از صلاحيت هاى علمى، عملى و مديريتى هستند به پشتوانه اعتماد رهبر معظم انقلاب وقوف بر فرصت ها و محدوديت هاى مركز،‌ مى توانند حركت تكاملى آن را شتاب بيشترى بخشند.
اين قلم با ارج نهادن به خدمات مخلصانه و شبانه روزى مديران و كاركنان در دوره هاى گذشته مديريت مركز، برخى « فرصت »ها و « محدوديت »ها در شرايط كنونى مركز را مورد بررسى قرار داده و از همكاران گرامى و عزيز نيز انتظار دارد به خواست مدير محترم مركز ـ كه در اولين سخنرانى خويش در جمع كاركنان مركز در محل مسجد مدرسه حجتيه مطرح نمودند پاسخ مثبت داده و در جهت بهبود وضعيت، هر گونه نقد و نظر خود را به استحضار ايشان برسانند.
بررسى نقاط ضعفى كه احياناً وجود دارد،‌ در كنار نقاط قوت مجموعه به هيچ وجه به معناى ناديده گرفتن تلاش ها و خدمات ديگران نيست، چرا كه در كارها و برنامه هاى بزرگ و گسترده، نقص، كاستى و احياناً وقوع اشتباه، امرى اجتناب ناپذير است.
« دراكر » (Draker) يكى از انديشمندان مديريت مى گويد: « من هيچ گاه به آدمى كه اشتباه نكرده است، مسؤوليت واگذار نمى كنم؛ زيرا كسى كه دچار اشتباه نشده است،‌يا هيچ تصميمى نگرفته است، كه ديكته نانوشته غلطى هم ندارد. ولى ننوشتن خود ضعف است و يا اين كه همواره به كارهاى ساده پرداخته است كه ريسكى در آن نبوده و درگير كارهاى بزرگ نشده است. »
از اين رو خطاها را بايد به فرصتى براى يادگرفتن تبديل كرد و جسارت اقدام براى كارهاى بزرگ را در ميان مديران و مسؤولان تقويت نمود.
در مديريت معروف است كه در دل مسأله اى (عاملى كه مانع رسيدن به هدف است)،‌ فرصتى (عاملى كه امكان دستيابى به چيزى بيشتر از هدف را فراهم مى كند) نهفته است.
به هر حال براى اصلاح امور و رفع كاستى ها گام اول پى بردن به « مسائل » و موانع راه است كه از طريق مستقيم و توسط خود مسؤولان يا غير مستقيم و از طريق مافوق ها، كاركنان، طلاب، اساتيد و ... ميسر است. آنگاه نوبت « تصميم گيرى » مى رسد. يعنى اول شناسايى مسائل و سپس انتخاب راه حل براى آن ها و گام بعدى مى تواند « بهبود و توسعه » باشد.
در اين مجال به بررسى چهار عامل اساسى در مركز كه عبارتند از: عوامل « انسانى »، « برنامه ريزى »، تصميم گيرى » و « تجهيزات » پرداخته و برخى محدوديت ها را بيان مى كنيم.
نيروى انسانى
در بخش نيروى انسانى، مركز از قابليت هاى بالقوه گسترده اى برخوردار است. اما دلايل مختلف از جمله تعامل نامناسب سطوح سازمانى، مانع از فعليت اين سرمايه عظيم شده است.
تعيين و تدوين حدود وظايف، شرايط احراز پست ها، به ويژه در سطوح مديريت، ايجاد سيستم مناسب ارزشيابى كار ـ از بالا به پايين و از پايين به بالا ـ، شناخت مجموعه نيروها در سلسله مراتب سازمانى و رفع نيازهاى آموزشى و كارى آن ها مى تواند گامى در بهبود وضعيت نيروى انسانى باشد.
در اين خصوص مطالعه جابه جايى و تغييرات نيروى انسانى طى سالهاى گذشته در بخش هاى مختلف و علل آن، دستمايه ارزشمندى براى تصميم گيرى خواهد بود.
برنامه ريزى
سازمان ها معمولاً وظيفه « برنامه ريزى » را به واحدها يا گروه هاى ويژه اى واگذار مى كنند كه با مشاركت مديران اجرايى، طرح ها و برنامه هاى كوتاه مدت و بلند مدت مربوط به بخش هاى مختلف را پى ريزى كنند. در اين بخش مركز با مشكلاتى مواجه است كه آرمان گرايى و به عبارتى بلند پروازى در برنامه ريزى، عدم مشاركت و در برخى موارد عدم اطلاع مجريان از روند برنامه ريزى، پرداختن به امور اجرايى و وقت گير، مقاومت در پذيرش طرح ها و برنامه ها از سوى واحدهاى مختلف، از جمله آن ها است.
تصميم گيرى
تصميم گيرى از جمله وظايف اساسى مديران است كه به اقتضاء مقام و موقعيت خود بايد از جسارت بالايى در اين زمينه برخوردار باشند. عواملى چون تأسيس و ايجاد واحدهاى هم عرض و در نتيجه تداخل وظايف، ناتوانى برخى در پست هاى مديريتى، عدم اعتماد مافوق ها به تصميم افراد، جلسه زدگى و ارجاع هر تصميمى به گروه، عدم تفويض اختيار تصميم گيرى به مسؤولان قسمت ها و بالاخره عدم وجود ضوابط و مقررات شفاف و روشن، موانع اساسى در اقدام مديران به تصميم گيرى است.
تجهيزات
برخى محدوديت ها در زمينه « تجهيزات » و « امكانات » مركز را مى توان به توزيع نامناسب آن مربوط دانست دلائل آن به عدم حضور مديران برخى قسمت ها در دفاع از بودجه و امكانات پيشنهادى قسمت مربوطه، روابط شخصى برخى مديران، قدرت چانه زنى و فشار، لاغرى و فربهى برخى بخش ها و وجود تشكيلات و واحدهاى عريض و طويل مستقل و در عين حال قابل ادغام، مربوط مى شود و برخى قسمت ها به شدت از آن رنج مى برند. انتظار مى رود « در فرصت جديد » با اهتمام به امور ياد شده در بهبود وضعيت كوشا باشيم.

سردبير