آموزه هاى مديريتى
اصول كلى و مشترك سازمانها
محمد رضا آزادگان
در تعريف سازمان رسمى آمده است كه: « سازمان عبارتست از هماهنگى معقول تعدادى از افراد كه براى تحقق هدف يا منظور مشتركى، از طريق تقسيم وظايف و برقرارى روابط منظم و منطقى به طور مستمر فعاليت مى كنند » .
با توجه به تعريف فوق و اينكه امروز مركز جهانى علوم اسلامى از جهت كمى و كيفى به مثابه يك سازمان رسمى عمل مى كند، بر اين اساس ضرورت دارد كه عزيزان همكار در حد ايجاز و اختصار از اصول اساسى و ناظر بر كار سازمانها اطلاع داشته باشند. اميد است در تحقق اهداف مقدس و متعالى مركز اين مقوله مثمرثمر و مقبول واقع شود.
1- اصل وحدت هدف: هر سازمان براى پاسخگويى به نيازهاى خاصى به وجود مى آيد و اين امر پايه و اساس تشكيل تمام سازمانهاى رسمى مى باشد. پس هدف كلى از ايجاد تمام سازمانها را مى توان ارائه خدمات و رفع احتياجات جوامع مختلف دانست. از آنجا كه نيازهاى گروههاى اجتماعى، متفاوت و متنوع است؛ پس هر سازمانى مى بايد داراي اهداف معينى باشد كه رسيدن به اين اهداف رفع نيازها را ممكن سازد. هدف هر سازمان مقصد نهايى آن سازمان را نشان مى دهد و آگاهى از اهداف آن فوايد متعددى دارد از جمله :
الف: تلاش ها و كوششهاى سازمان را جهت مى بخشد.
ب: كاركنان سازمان را با مقاصد و جهت فعاليتهاى خود واقف مى سازد.
ج: موازين و معيارهايى براى تعيين ميزان موفقيت و كارايى سازمان ارائه مى دهد.
د: امكان برنامه ريزى، سازماندهى، رهبرى سازمانى، هماهنگى و نظارت بويژه ارزشيابى را براى مديران فراهم مى نمايد.
نكته مهم: سازمانها وسيله تحقق هدفها هستند و وجود سازمان، خود، هدف نيست و اهداف هر سازمان را بايد به كاركنان آن به خوبى تفهيم نمود و ترتيبى داده شود كه نيروهاى مختلف هر سازمانى در جهت اهداف پيش بينى شده بسيج شده و فعاليت اعضاء همسو و هم جهت گردد.
2- اصل وحدت فرمان: يا اصل وحدت دستور يكى از اصول سنتى سازمان بوده كه به موجب آن هر كارمند براى اجراى وظايف خود بايستى فقط از يك سرپرست ما فوق دستور بگيرد و مستقيماً مسئول او باشد و يك مدير مسئوليت نهايى و كامل را داشته باشد. بعنوان مثال معاون مدرسه در مقابل مدير خود پاسخگو بوده و آن مدير در مقابل مسئول بالاتر پاسخگو مى باشد. طبق اين اصل در مقابل سازمان، هر شخص به سهم خود مسئوليت دارد كه به مسئول بالاتر خود گزارش دهد و دستور بگيرد.
3- اصل سلسله مراتب: جريان اقتدار و اختيار، يا زنجير فرمان در هر سازمان به ترتيب رتبه و مقام، از بالاترين سطح مديريت به پايين ترين سطح عملياتى ادامه مى يابد. زنجير فرمان مكمل اصل وحدت فرماناست و ارتباط سازمانى و انتقال اطلاعات و دستورات از طريق آن صورت مى گيرد و اين اصل افراد و مشاغل را چون حلقه هاى زنجير بهم مربوط مى سازد و از طريق دواير، وظايف بين اعظاء سازمان تقسيم مى شود. در يك سازمان رسمى، ارتباطات افراد به سه شكل زير انجام مى پذيرد:
الف: ارتباط از بالا به پايين كه به صورت دستور ابلاغ مى گردد.
ب: ارتباط از پايين به بالا كه به صورت گزارش صورت مى گيرد.
ج: ارتباط افقى كه بين واحدهاى هم سطح برقرار مى شود.
4- اصل اختيار و مسئوليت: اختيار قدرتى است كه سازمان به افراد خود مى دهد تا بتوانند وظايف محوله را بخوبى انجام دهند. مديران با استفاده از اختيارات قانونى خود همكاران زير نظر را در سطوح مختلف برابر مقررات و ضوابط ملزم به اطاعت از تصميمان متخذه مى نمايند.
مسئوليت، تعهدى است كه هر فرد در مقابل اختيار واگذار شده دارد.
نكته مهم اين است كه بايد اختيارات هر فرد در سازمان با مسئوليت او تناسب لازم را داشته باشد.
تفويض اختيار: از نكات مهم در سلسله مراتب ادارى، تفويض اختيار و توجه به عدم تمركز است. معمولاً تفويض اختيار در سطح عالى مديريت آغاز و تا مديران سطوح پايين و عملياتى ادامه مى يابد و بر آن فوايد متعددى مترتب است از جمله:
الف: ايجاد روحيه مطلوب و رضايت خاطر در كاركنان.
ب: بروز ابتكار و خلاقيت در كاركنان.
ج: افزايش بادهى و بهره ورى سازمان.
د: ارائه فرصت لازم به مديران رده هاى بالاى سازمان جهت برنامه ريزى و انديشيدن.
ه: جلوگيرى از مكاتبات زايد ادارى و كندى كار و اتلاف وقت كاركنان.
نكته مهم: تفويض اختيار به معناى سلب مسئوليت و اختيار نمى باشد. لذا مسئول هر سازمان در نهايت مسئوليت امورى را كه تفويض كرده بر عهده دارد.
5- اصل تقسيم كار: هر قدر يك سازمان وسيع تر باشد اهميت تقسيم كار، آشكارتر مى گردد. رعايت اين اصل كارايى سازمان را افزون نموده و معمولاً تقسيم كار متأثر از ساختار سازمان مى باشد و براساس كفايت، شايستگى، ارشديت و تخصص افراد صورت مى پذيرد.
6- اصل ثبات: منظور اين است كه برنامه ها و امور جارى سازمان از تداوم و ثبات لازم برخوردار بوده و مادام كه مورد سنجش و ارزشيابى دقيق قرار نگرفته اند تغيير نيابند. رعايت اين اصل در ابقاء مديران و استمرار برنامه ها، موجب تقويت روحيه كاركنان و مديران و افزايش بهره ورى سازمان خواهد شد. به نظر فايون: سازمانهايى موفق، معمولاً از وجود گروه ثابتى از مديران كاركنان برخوردارند. از اين رو نقل و انتقال زياد كاركنان را مضر دانسته و معتقد بود كه در هر سازمان بايد اقداماتى براى تشويق كاركنان و مديران بعنوان بزرگترين سرمايه يك سازمان جهت خدمت دراز مدت صورت گيرد.
7- اصل انعطاف پذيرى: مراد از اين اصل، تغييرات مطلوبى است كه مى بايد پس از ارزشيابى لازم، در برنامه ها، روش ها و سازماندهى افراد صورت پذيرد. اين اصل با اصل ثابت، متناقض نمى باشد بلكه رعايت اين دو، حافظ سلامت سازمان و ارائه نو آورى ها و ابتكارات تازه مى باشد.
8- اصل وحدت هدايت: هر گروه از فعاليتهاى سازمانى كه هدف واحدى دارند بايد تحت يك برنامه و به وسيله يك مدير هدايت شود. مثلاً ادارة كارگزينى سازمان نبايد دو مدير و دو خط مش داشته باشد. اصل وحدت هدايت نبايد با اصل وحدت فرمان اشتباه شود. وحدت هدايت در نتيجه سازماندهى درست و تقسيم دقيق وظايف و فعاليتهاى سازمان به وجود مى آيد و به ساختار سازمانى مربوط است. وحدت فرمان به كنش و عمل كاركنان در چهارچوب ساختار سازمانى اشاره مى كند.
9- اصل انضباط: طبق اين اصل، استفاده از منابع مادى و مالى و انسانى سازمان بايد تابع نظم و ترتيب دقيق و منطقى باشد. هر چيز و هر كس بايد در جا و موقع مناسب خود قرار گيرد. براى ايجاد نظم ميان كاركنان، مديران بايد ماهيت، محتوا و روح هر وظيفه را معين و رابطة آن را با وظايف ديگر و كل سازمان مشخص كنند و براى ايفاى وظايف، معمولاً نظم موجود ميان وظايف و روابط متقابل سازمانى را نشان مى دهد.و
10- اصل مسئوليت مشترك جمعى: منظور اين است كه يك فرد در سازمان علاوه بر اينكه مسئول اجراى وظايف مربوط به خود است، بنا بر جهان بينى و ارزشيابى اسلامى و تعهدات دينى و انسانى خود در جهت تحقق هدفهاى سازمان و جلوگيرى از انحراف آن از خط اصلى در برابر خداوند و افراد جامعه به همراه ساير كاركنان داراى مسئوليت مشترك بوده و مى بايد با ارائه پيشنهادهاى سازنده به بهسازى امور كلى و جزئى سازمان توجه داشته باشد.
تذكر مهم: اگر چه اصول فوق براساس تجربيات طولانى بدست آمده و آموزه هايى است براى حل مسائل عملى مديران اما به هيچ وجه ادعا نمى شود كه اين اصل هميشه و در همه جا پا برجاست بلكه اين اعتقاد وجود دارد كه كاربرد آنها، به تجربه و مهارت مديران و شرايط و موقعيت كار آنان بستگى تمام دارد.
منابع:
ـ كتاب مقدمات مديريت آموزشى ـ تأليف دكتر على علاقه بند ـ انتشارات دانشگاه پيام نور.
ـ كتاب سازمان و ادارة امور مدارس ـ تأليف احمد صافى ـ انتشارات رشد.