«  جلسه دوم 99 »

به كوشش : حسن رضايى

در جلسه گذشته نياط همه انسان ها به خصوص مديزان را به مديريّت صحيح وقت متذكّر شديم و اشاره اى داشتيم به ارتباط اين امر با مباحث عرفانى و  اخلاقى « مرابطه  » ( مشارطه، مراقبه، محاسبه،و معاقبه). در جواب اين سؤال كه: «  عوامل اتلاف وقت چه چيزهايى هستند؟  »درجمع بندى اظهار نظرها، بيست موردى را بر شمرديم.

بديهى است ميزان تأثير هر يك از عوامل ذكر شده بر وقت، يكسان نيست و برخى از عوامل در تضييع وقت مديران نقش به سزايى دارند. به عنوان مثال «  جلسات متعدّد  و غير ضرورى » ، بيشترين وقت مديران را به خود اختصاص مى دهد؛ هم چنين اتلاف وقت در اثر «  عدم تفويض اختيار به ديگران » ، «  تعيين نكردن اهداف و الويت هاى كارى » ، «  قطع كار به علّت تلفن هاى كنترل نشده »و ....

نظر به اين كه شناخت و پى بردن به عوامل اتلاف وقت گام نخست در مديريت وقت است، در اين جلسه نيز موضوع را مورد بررسى بيشترى قرابر مى دهيم.

حجه الاسلام والامسلمين سلكي( مسؤول محترم دفتر طرح و برنامه):

ضمن تشكّر ، مايلم بحث را مقدارى به عقب بر گردانم و قدرى درباره مفهوم «  مديريّت وقت » و نوع نگرش به آن توضيحى داشته باشم ، تحليل نوع رويكرد به «  مديريّت وقت »  يا «  وقت مدير » در بررسى عوامل مربوط به آن مؤثّر است، پس يك تحليل موضوعى ابتدا لازم داريم.

مديريّت وقت در سازمان ها مسأله اى جدا از الگو و روش سازمانى و فرهنگ سازمانى يك مدير نيست.

مدير اگر آدمى باشد كه دخالت در جزئيات كند يا فرهنگ او طورى است كه در محيط كارى براى انجام كارها، حتّى كارهاى جزئى ، به دنبال مشورت با افراد مختلف هست، اقتضاى مديريت وقت در اين محيط يك جور است و در محيطى كه مدير يك نوع رهبرى استراتژيك در سازمان دارد؛ يعنى وقت را در مسايل استراتژيك صرف مى كنند و اختيارات را  در مجموعه زير دست تفويض كرده و كم تر در امور جزئى دخالت مى كند، سيستم گزارش گيرى وى سيستمى است كه به فرايند ها توجه دارد و با تكيه بر آن ها خروجى ها را مورد دقّت قرار مى دهد، به گزارش ها و اتّفاقات توجّه داردو ..... مديريّت وقت تعريفى ديگر دارد.

مثلاّ فردى كه در مديريّت خود توجّه زيادى به مشورت دارد، اين فرد اگر 48 ساعت هم وقت در شبانه روز داشته باشد و همه را در جلسات بگذراند ، احساس او اين خواهد بود كه از وقتش استفاده كرده و مديريّت خوبى بر وقتش داشته است. امّا فردي  كه احساس مى كند بايد مثل يك مدير عالى در ميدان جنگ عمل كند، بايد خطوط طول جبهه را زير نظر داشته باشند، به فرض براى وارد كردن ضريه اى به طرف مقابل يك جا عمليّات مختصرى انجام بدهد، جاى ديگر عقب نشينى بكند، تا بتواند يك حركت بزرگ را راهبرى كند، اين شخص نشستن در جلسات، حتّى جلسات كارى را نوعى از دست دادن وقت مى داند.

پس قبل از اين كه عوامل اتلاف وقت را بر شماريم، بايد تحليل كنيم كه ما مديريّت وقت يا وقت مدير را از چه منظرى نگاه مى كنيم ، بايد اوّل مبناى مديريّتى را مشخّص كنيم ، الگو و روش مدير را مشخص كنيم.

در باب الگو و روش با سلوك مديريّت هم يك نكته اساسى وجود دارد و آن توجّه به تجربه هاى درونى افراد است، انسان ها و از جمله مديران به تعداد خودشان تجربه درونى دارند كه منشأ براى سلوك آن ها در زندگى فردى و اجتماعى مى شود. اين مسأله يكى از محدوديّت هاى تعريف و ترسيم روش هاى مديريّتى است.

ديگر اين كه عوامل اتلاف همان طورى كه نسبت به اشخاص تفاوت دارد، نسبت به محيط و فضاى كار نيز فرق مى كند. در محيط مطالعه و تحقيق مكالمه تلفنى عامل اتلاف وقت خود طرف و مزاحمت ديگران است، در حالى كه ممكن است در محيط كارى ديگرى نقش اين عامل كم باشد.

حال با توجّه به تحليلى كه از «  مديريّت وقت  » و يا به تعبير من «  وقت مدير  » داشتيم ، مى توانيم عوامل اتلاف را بر شماريم، تا نسبت به بر طرف نمودن و اصلاح آنها اقدام كنيم. .

به نظر من عمده ترين عامل اتلاف وقت عدم وجود يك برنامه منظّم روزانه است. در اثر همين بى برنامگى به عنوان مثال خود تلفن عاملى مى شود براى هدر رفتن پيشترين وقت ها. گاهى انسان شاهد است كه شخصى بعد از بيست دقيقه مكالمه با تلفن مى گويند: «  پس براى اين كار همديگر را ببنيم! » تلفن براى هماهنگى هاى اضطرارى است و آن هم چند دقيقه و كوتاه. همين طور ساير موارد. لذا بايد يك برنامه منظّم روزانه، هفتگى و .. ايجاد كنيم و اين برنامه قسمت عمده اش مسأله درونى افراد است . البتّه سيستم هايى مثل مسؤول دفتر و ....نظم شكلى ايجاد مى كنند، امّا عمده به خود فرد مربوط مى شود.

عمده ترين عامل اتلاف وقت عدم وجود يك برنامه منظّم روزانه است.