ويدئو كنفرانس

به كوشش: حسن رضائي

موضوع: مديريت وقت

(چگونه از وقت خود بهتر استفاده كنيم)

در جامعة فعال و پر تحرك امروزى، نمى توان جز با مديريت دقيق بر وقت، از اوقات بهره كافى گرفت. همه به خصوص مديران نيازمند به مديريت صحيح بر وقت خود هستند.

در حقيقت مديريت وقت يك نوع « مرابطه » است. درمباحث عرفانى و اخلاقى، فرد در طى طريق بايد به اصل مرابطه عمل كند و مرابطه عبارت است از مشارطه، مراقبه، محاسبه و معاقبه.

در مديريت وقت نيز بايد اين شروط لحاظ شود:

1- مشارطه: فرد بايد هر روز خود را برنامه ريزى كند و با خود شرط كند كه طبق اولويت هاى تعيين شده، برنامه خود را پيش برد و از اتلاف وقت پرهيز نمايد.

2- مراقبه: در طول روز فرد بايد مراقبت كند كه اتفاقات ديگران يا حالات روحى خودش باعث كسلى در انجام برنامه و يا تلف كردن وقت وى نشود.

3- محسبه: فرد در پايان هر روز وضعيت خود را بررسى كند كه آيا طبق برنامه عمل كرده يا خير و آيا اوقاتى از وى تلف شده است يا نه؟ و اينگونه موارد را شناسايى كند.

4- معاقبه: فرد با بررسى اشكالات خود در صدد رفع آن برآيد. عواملى كه باعث اتلاف وقتش شده اند، حذف نمايد و علاوه بر مشخص نمودن راه حل ها، تنبيهات و تشويقاتى نيز براى خود مشخص نمايد.(1)

با اين مقدمه كوتاه از شركت كنندگان تقاضا مى كنيم كه در بحث اين جلسه مشاركت فعال داشته باشند و سؤالمان را اينگونه طرح مى كنيم كه:

مسأله اول در « مديريت وقت » از بين بردن عوامل اتلاف وقت است، عوامل اتلاف وقت چه چيزهايى هستند؟

در جمع بندى نظرات دوستان مهمترين عوامل اتلاف وقت را مى توان به صورت زير فهرست نمود:

1- سلام و احوالپرسى بيش از حد؛

2- قطع كار به علت تلفن هاى كنترل نشده؛

3- ملاقاتهاى متعدد بدون وقت قبلى؛

4- موقعيتهاى بحرانى و غير قابل پيش بينى؛

5- تعيين نكردن اهداف و اولويتهاى كارى؛

6- ميز كار شلوغ و عدم ساماندهى شخصى كار؛

7- گرفتار شدن در كارهاى جزئى؛

8- عدم تفويض اختيار به ديگران؛

9- وسوسه انجام كارهاى متعدد؛

10- عدم دسترسى به اطلاعات و يا دريافت گزارشات ناقص؛

11-  ناتوانى در تعيين صلاحيتها و مسؤوليتها؛

12-  بى تصميمى و موكول كردن تصميم به بعد؛

13-  ناتوانى در « نه » گفتن؛

14-  عدم اطلاع از پيشرفت كار و اندازه گيرى آن؛

15-  دستورات ناكافى و يا مبهم؛

16-  خستگى و بى ميلى به انجام كار؛

17-  عدم آسايش فكرى؛

18-  جلسات متعدد و غير ضرورى؛

19-  تمايل به حصول نتايج زودرس؛

20-  عملكرد ضعيف(2)

با توجه به اينكه همه عزيزان اعتراف دارند كه موضوع ياد شده، يكى از مشكلات روزمره سازمانها است و ارزش بحث و بررسى را دارد؛ ادامه آن را به جلسه بعد موكول مى كنيم و تقاضا داريم سروران ارجمند روى مباحث مطرح شده، بيشتر فكر كنند.

پى نوشت ها:

(1) سعيد اسلامى، مديريت كاربردى وقت، تبريز انتشارات فرهنگى، 1373 ، ص 7 و 8.

(2) تدبير، شماره 100، صديقه صائميان.